Leitfaden zum Betrieb einer Schulwebseite

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Für viele Personengruppen ist Ihre Webseite der erste Anlaufpunkt, um Informationen sowie Kontaktmöglichkeiten Ihrer Schule zu finden.

Wir möchten in diesem Leitfaden insbesondere auf rechtliche Aspekte beim Betrieb der Schulwebseite eingehen, um die Gefahr von Abmahnungen etc. zu minimieren.

Hierbei handelt es sich nicht um eine rechtliche Beratung, sondern lediglich um unverbindliche Hinweise. Dieses Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da sich die gesetzlichen Vorgaben jederzeit ändern können. Dieser Artikel wurde im Februar 2021 verfasst. Für den Betrieb der Schulhomepage sind Sie als Schule verantwortlich. Die zuständige Person sollte sich regelmäßig aus offiziellen Quellen informieren.

Hostingvertrag zum Betrieb der Webseite

Zum Betrieb Ihrer Webseite benötigen Sie einen Anbieter (sog. Hoster), welcher Ihre Webseite im Internet bereitstellt. Es gibt auf dem Markt diverse Angebote. Bei der Auswahl spielen Kriterien wie der Funktionsumfang, die Kosten, Datenschutzaspekte, Bedienungsfreundlichkeit usw. eine Rolle. Ein späterer Anbieterwechsel ist meist mit größerem Aufwand verbunden. Informieren Sie sich daher sorgfältig, bevor ein Vertrag geschlossen wird.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO

Mit dem Unternehmen, welches Ihre Webseite bereitstellt (hostet), und ggf. mit weiteren externen Dienstleistern, welche personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein sog. AV-Vertrag zu schließen.

Fast alle Anbieter stellen dazu Mustervorlagen bereit. Oftmals sind diese im Kundenportal oder über die Hilfe-Seiten erhältlich. Der unterschriebene Vertrag ist in Ihrer Schule zu archivieren.

Verwendung von Bildern und Orientierungskarten

Es ist sehr wichtig, dass Sie für sämtliche Medien (Fotos, Karten, Texte, Videos etc.) die Nutzungsrechte besitzen. Es ist meist nicht zulässig, Inhalte von anderen Webseiten zu kopieren. Auch eine Quellenangabe ist nicht ausreichend, um Nutzungsrechte zu erlangen. Bitte nutzen Sie sicherheitshalber nur Inhalte, welche für die kommerzielle Nutzung freigegeben sind.

Sind Sie nicht sicher, ob die aktuell verwendeten Inhalte genutzt werden dürfen, lassen Sie dies bitte von der Person prüfen, welche die Inhalte eingestellt hat oder entfernen Sie die Inhalte vorsorglich.

Inhalte zur kostenfreien Nutzung

Es finden sich im Internet diverse Medien, deren Lizenz eine Weiterverwendung zulässt. Die Stichwörter, um passende Inhalte zu finden, sind beispielsweise „gemeinfrei“, „Creative Commons“, „CC0“ oder „Public Domain“.

Folgend finden Sie Beispielquellen für frei verwendbare Inhalte:

Selbst erstellte Inhalte

Alle Bilder, Texte und sonstigen Inhalte, welche von Personen Ihrer Schule selbst erstellt wurden, können grundsätzlich auf der Schulwebseite veröffentlicht werden.

Die Voraussetzungen sind, dass keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden und dass die Autoren mit der Veröffentlichung einverstanden sind. Bitte beachten Sie bei Angaben von Namen, dass die Personen daraufhin über eine Internetsuche dem Inhalt zugeordnet werden können. Besprechen Sie daher zuvor mit den Autoren, ob eine Nennung des Namens gewünscht ist.

Recht am eigenen Bild (Persönlichkeitsrecht)

Jeder Mensch darf selbst bestimmen, ob er fotografiert wird und ob diese Bilder veröffentlicht werden dürfen. Dieses Recht wird als „Recht am eigenen Bild“ bezeichnet und ist ein Teil des sogenannten Persönlichkeitsrechts eines jeden Menschen.

Daher ist es erforderlich, die Zustimmung zur Veröffentlichung von Personenbildern zuvor nachweisbar von allen abgebildeten Personen einzuholen.

Auch wenn die Bilder ausgehangen werden oder wenn die Aufnahmen in Drucksachen Verwendung finden, ist eine Einwilligung erforderlich.

Eine Mustereinwilligungserklärung zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten/Fotos auf der Homepage finden Sie am Ende dieses Dokumentes. Bei Gruppenaufnahmen kommt es auf die Gesamtsituation an, ob eine Einwilligung erforderlich ist (weitere Informationen finden Sie z. B. hier).

Orientierungskarten

Besonders für Anfahrtsbeschreibungen werden manchmal Orientierungskarten genutzt, die urheberrechtlich geschützt sind. Die Verwendung dieser Karten ist zu unterlassen, da deren Urheber dafür die Entrichtung einer Lizenzgebühr verlangen kann. So kann bspw. Kartenmaterial der Plattform Google Maps nicht ohne Weiteres auf der Schulwebseite eingebaut werden. Hierzu bedarf es der Nutzung von Google Maps API; die reine Einbettung des HTML-Codes reicht nicht aus. Zudem sind die Nutzungsbedingungen und datenschutzrechtlichen Aspekte von Google Maps bei Verwendung dieser Plattform unbedingt zu beachten.

Um auf der rechtlich sicheren Seite zu stehen, empfiehlt es sich, alternatives Kartenmaterial (bspw. OpenStreetMap) zu nutzen. Eine Anleitung für die richtige Verwendung von OpenStreetMap finden Sie hier.

Quellenangabe

Bei der Verwendung von Bildern, Karten, Videos, Texten oder anderen Medien muss im Regelfall die jeweilige Quelle und Lizenz angegeben werden. Auch bei lizenzfreien oder frei verwendbaren Bildern ist (aufgrund der Nachvollziehbarkeit) eine Quellenangabe wünschenswert. Dies kann durch eine Bildunterschrift, einen Hinweis gesondert am Ende der Seite oder auch im Impressum geschehen.

Wie genau die Quellenangabe gestaltet sein muss, hängt von der bezogenen Plattform und der Lizenzart ab. Dazu finden Sie entweder konkrete Hinweise in den Lizenz- bzw. Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters oder die Referenz direkt unter der jeweiligen Quelle. Handelt es sich um private Aufnahmen oder eigens erstellte Grafiken, Audiodateien etc. muss entweder auf die eigene Aufnahme verwiesen werden oder dies nach Erlaubnis der Urheber angegeben werden.

UrsprungQuellenangabe (wenn nicht anders vom Urheber gefordert)Beispiel
(Bild-) DatenbankenName des Urhebers – Name der PlattformFoto: Martina Musterfrau/Shutterstock.com
Creative Commons-Lizenzen (CC)„Titel“, Name des Urhebers bzw. Rechteinhabers, Link, CC-Lizenz inkl. Link zur Lizenz  Foto: „Köpenick Rathaus“ von Wolfgang Staudt via Flickr unter der Lizenz CC BY 2.0  
Eigene AufnahmenName des Urhebers/Eigene Aufnahme  Foto: Max Mustermann Foto: Eigene Aufnahme

Empfehlungen zum Einsatz von Medien

  • Greifen Sie wann immer es möglich ist auf eigens erstellte Inhalte (Fotografien, Videos, Texte etc.) zurück oder erstellen Sie für den Bedarfsfall geeignete Inhalte (bspw. Fotografien des Schulgebäudes) selbst.
  • Aus Einheitlichkeitsgründen ist es empfehlenswert, Medien von möglichst wenigen verschiedenen Plattformen zu beziehen.
  • Sind Sie sich hinsichtlich der Verwendung und der Urheberrechte nicht sicher, fragen Sie direkt beim Rechteinhaber um Erlaubnis und dokumentieren Sie den Vorgang.

Impressumspflicht

Für Ihre Schule gilt die Impressumspflicht nach § 5 TMG. Dies bedeutet, es muss eine Unterseite mit Kontakt- und Inhaberdaten vorhanden sein. Dies gilt auch für Webseiten, welche noch im Aufbau sind.

Die rechtlichen Vorgaben lauten:

  • Die Verknüpfung zum Impressum muss gut sichtbar und von jeder Seite aus abrufbar sein.
  • Die Bezeichnung der Schaltfläche muss „Impressum“ lauten. Die ausschließliche Verwendung eines Symbols ist nicht zulässig.

Weitere Informationen finden Sie z. B. beim BMJV.

Inhalte des Impressums

Bitte geben Sie nicht die allgemeine, schulische E-Mail-Adresse an. Da öffentlich einsehbare E-Mail-Adressen immer wieder für Werbesendungen genutzt werden, ist ein separates Postfach sehr empfehlenswert. Bitte nutzen Sie eine schulische Adresse (bspw. impressum@schulwebseite.de).

Hinterlegen Sie die Zugangsdaten bitte an einem sicheren Ort, so dass auch andere Personen bei Krankheit oder einem Personalwechsel Zugang zu dem Postfach haben. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die im Impressum angegebene E-Mail-Adresse regelmäßig gelesen wird. Sie können das Postfach (bspw. in Outlook) als separaten Account einrichten und dadurch einfach im Blick behalten.

Zudem sind die Kontaktdaten der Person anzugeben, welche für den Datenschutz beauftragt wurde. Hier wird zwischen einem Schuldatenschutzbeauftragten und dem regionalen Datenschutzbeauftragten unterschieden. Gibt es in Ihrer Schule eine beauftragte Person für den Datenschutz ist diese mit einer, möglichst separaten, schulischen E-Mail-Adresse anzugeben. Hat Ihre Schule den regionalen Datenschutzbeauftragten beauftragt, werden dessen Kontaktdaten angegeben.

Musterimpressum

Impressum

Name der Schule

Schulleitung

Martina Musterfrau, Schulleiterin
Max Mustermann, stellvertretender Schulleiter
Anschrift der Schule
Telefon-Nr.: Sekretariat
E-Mail: E-Mail-Adresse der Schule (siehe Hinweise)

Schulträger (Diensteanbieter im Sinne des TMG)

Name mit Adresse, Telefonnummer, Link zum Kontaktformular

Zuständiges Aufsichtsorgan

Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten

Datenschutzbeauftragte/r

Wir haben für unsere Schule eine/n Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen sie/ihn unter [E-Mail-Adresse].

oder

Wir haben für unsere Schule einen regionalen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dies ist aktuell Herr Mustermann. Sie erreichen Ihn über die E-Mail-Adresse datenschutz@example.com.

Datenschutz und Datenschutzerklärung

Eine Einführung in das Thema Datenschutz finden Sie z. B. beim deutschen Schulportal.

Kontaktformulare und andere Datenerfassungsformulare

Das Kontaktformular unterliegt den Anforderungen der DSGVO und soll das Gebot der Datensparsamkeit gem. § 5 DSGVO einhalten. Demnach sollen nur Daten erhoben werden, die für die Beantwortung der Anfrage wichtig und unbedingt notwendig sind. Abhilfe schafft hier die Kennzeichnung mit Pflichtfeldern. Oftmals reicht es aus, nur die Nachricht und eine Kontaktmöglichkeit als Angaben zu verlangen.

Zudem ist Transparenz gem. § 13 DSGVO zu gewährleisten. Das bedeutet, dass der Anfragende zum Zeitpunkt der Datenerhebung über folgende Sachverhalte aufgeklärt werden muss:

  1. Wer ist der Verantwortliche? (mit Kontaktdaten)
  2. Was ist der Zweck der Datenverarbeitung?
  3. Wie lange werden die Daten gespeichert?
  4. Wie sind seine Rechte?

Die Antworten auf diese Fragen können entweder direkt unter dem Kontaktformular stehen oder deutlich mit einem Link und einer Zustimmungsschaltfläche (Checkbox) gekennzeichnet sein:

Entsprechend dem Urteil des OLG Köln vom 11.03.2016, Az. 6 U 121/15 ist eine Checkbox zur Einwilligung der Datenschutzerklärung, mit einer entsprechenden Passage, die den Umgang der Daten aus dem Kontaktformular erklärt erforderlich. Das Absenden eines Kontaktformulars, darf also nur möglich sein, wenn zuvor die entsprechende Einwilligung durch Anklicken der Checkbox bestätigt wurde.

Sie können neben der Checkbox folgende Formulierung schreiben:

Hiermit bestätige ich, dass ich die Datenschutzerklärung (Bitte das Wort mit der Erklärung verlinken) zur Kenntnis genommen habe. Ich stimme zu, dass meine Angaben und Daten zur Beantwortung meiner Anfrage elektronisch erhoben und gespeichert werden. Beachten Sie: Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Einwilligung für die Zukunft per Email an datenschutz@beispiel.de zu widerrufen. 

Bitte nutzen Sie für Datenschutzanfragen ein separates E-Mail-Postfach, da an auf öffentlich einsehbare E-Mail-Adressen oftmals Werbemails gesendet werden. Es ist empfehlenswert, dass das Postfach von der benannten Fachperson für Datenschutz gelesen und bearbeitet wird.

Zwei ausführliche und interessante Artikel zu weiteren Aspekten von Kontaktformularen finden Sie hier und hier.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO

Die Webseite ist in das VVT aufzunehmen, da dort personenbezogene Daten verarbeitet werden. Weitere Informationen zu dem Verzeichnis und Mustertexte finden Sie hier.

Datenschutzerklärung

Alle Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten, die auf Ihrer Schulwebseite verwendet werden, müssen in einer Datenschutzerklärung mitgeteilt werden. Dazu gehören u.a. Logfiles, Cookies sowie die Speicherung von Daten durch das Einbinden von Angeboten externer Webseiten (bspw. YouTube). Darüber hinaus werden in der Datenschutzerklärung die Rechte der betroffenen Personen aufgeführt.

Für das Erstellen einer an die eigene Webseite angepasste Datenschutzerklärung gibt es Generatoren im Internet, die Vorlagemuster erstellen. Eine Auswahl finden Sie hier. Zudem hat das Land Niedersachen online ein Vorlagemuster für eine Datenschutzerklärung einer Schulhomepage bereitgestellt.

Technische Hinweise

  • Wenn möglich, verzichten Sie bitte auf sogenannte Tracking-Cookies. Diese werden eingesetzt, wenn Sie beispielsweise ein Modul zur Messung der Besucherzahlen einsetzen.
    • Falls Sie auf Tracking-Cookies nicht verzichten können oder möchten, ist es erforderlich, ein Cookie-Banner einzusetzen, welches die rechtlichen Vorgaben erfüllt und beim Erstbesuch der Webseite erscheint. Eine Anleitung für den richtigen Einsatz von Cookie-Hinweisen findet sich hier. Weitere Interessante Beiträge gibt es von IONOS, Cookiebot und e-recht24.
    • Sie können bspw. hier oder hier prüfen, ob der Cookie-Einsatz Ihrer Webseite DSGVO-konform ist.
  • Bitte vermeiden Sie die Speicherung von IP-Adressen bei Formularen oder für Analysezwecke. IP-Adressen sind personenbezogene Daten, daher ist eine Erfassung nur in bestimmten Fällen zulässig.
  • Um Sicherheitslücken zu vermeiden, aktualisieren Sie die Software der Webseite regelmäßig. Hierzu zählen auch die Plug-Ins (Erweiterungen für bestimmte Funktionen), sofern diese eingesetzt werden. Bei einigen Anbietern bzw. Systemen geschieht dies automatisch. Das zeitnahe Einspielen von Sicherheitsaktualisierungen ist wichtig, da ansonsten Ihre Webseite für die Verbreitung von Werbung und Schadsoftware missbraucht werden könnte.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Webseite über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) erreichbar ist. Dies erkennen Sie an dem Schloss-Symbol neben der Internetadresse oder an dem Beginn der Internetadresse mit https://.
  • Bitte prüfen Sie, ob Ihre Webseite auf Smartphones korrekt dargestellt wird. Ein Zugang über Smartphones ist insbesondere für Schülerinnen und Schüler sehr wichtig.

Sonstige Hinweise und Empfehlungen zur Schulwebseite

  • Aus Haftungsgründen ist es notwendig, dass die Betreuung und Wartung der Webseite nicht durch Elternteile oder sonstige Personen ohne Vertragsverhältnis geschieht. Die Betreuung erfolgt durch die Schule selbst oder wird von Firmen bzw. selbstständigen Webdesignern übernommen. Hierbei gelten die üblichen Vorgaben zur Einholung von Angeboten. Eine Finanzierung ist über die SB-Mittel möglich. Neben dem Dienstleistungsvertrag, welcher auch Haftung- und Datenschutzaspekte enthalten sollte, ist ggf. ein AV-Vertrag mit dem Anbieter zu schließen (siehe oben).
  • Spendenaufrufe auf der Webseite sind beim Schulträger ggf. zuvor anzumelden. Erhält ein Förderverein die Spenden, muss an allen Stellen deutlich darauf hingewiesen werden.
  • Falls Sie eine Nachrichtenseite (Blog) betreiben, achten Sie auf aktuelle Inhalte, da dies ansonsten einen negativen Eindruck hinterlassen könnte.
  • Es ist empfehenswert, die Internet-Bewertungen Ihrer Schule regelmäßig zu prüfen und ggf. löschen zu lassen. Hier finden Sie eine Einführung in das Thema.

Weiterführende Informationen

Das Kultusministerium Baden-Württemberg hat ein ausführliches Schreiben zu Schulwebseiten erstellt. Die Inhalte sind auf die Situation in Berlin übertragbar (Stand 01.2020).

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