Softwareeinsatz in der Schule - Planung, rechtliche Prüfung, Umsetzung

In diesem Artikel wird eine empfohlene Vorgehensweise für die Planung und den Einsatz von Software dargestellt. Außerdem werden die verwendeten Begriffe erklärt und es werden viele weiterführende Links aufgezeigt.

Einleitung

Der schulische Softwareeinsatz gewinnt immer mehr an Bedeutung. Lern- und Kommunikationssoftware bietet viele Chancen und Möglichkeiten und kann dazu beitragen, die schulischen Lernziele mit mehr Motivation und langfristigerem Erfolg zu erreichen.

Für die Auswahl und den Betrieb von Software sind Schulen grundsätzlich eigenverantwortlich. Sie können frei entscheiden, welche Programme und Anwendungen eingesetzt werden, sofern diese den rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen.

Es ist empfehlenswert, diese Informationen allen beteiligten Personen zur Verfügung zu stellen.

Exemplarischer Ablauf zur Beschaffung und zum Betrieb von Schulsoftware

Der Einsatz von Software bedarf vielschichtiger Planungen und Abstimmungen. Der folgende Leitfaden gliedert sich in acht Schritte, welche verschiedene Aspekte verdeutlichen sollen.

1. Pädagogisches Konzept erarbeiten

Digitale Lern- und Lehrmittel sind als ein Werkzeug zur Erreichung der Bildungsziele zu verstehen. Die Softwareprodukte sollten daher dem Bildungsplan und den Lehrkonzepten folgen.

Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, dass vor der Anschaffung einer Softwarelösung pädagogische Ziele formuliert werden. Grundlage ist hierbei das schulische Medienkonzept.

2. Recherche nach geeigneter Software

Auf dem Markt gibt es diverse Angebote, welche teilweise auf sehr unterschiedlichen Herangehensweisen beruhen. Es ist empfehlenswert, den SchülerInnen den Umgang mit verschiedenen Produkten zu vermitteln.

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl von Software sollten die gebotenen Funktionen zur Erreichung der Lernziele sein. Einige Hersteller bieten Testversionen ihrer Programme an.

Es ist empfehlenswert, sich mit FachkollegInnen auszutauschen sowie in der Literatur und im Internet zu recherchieren.

2.1 Softwareprodukte

Im Folgenden wird kurz dargestellt, was unter den verwendeten Begriffen zu verstehen ist. Es handelt sich hierbei nicht um offizielle Definitionen, sondern lediglich um kurze Beschreibungen zum Verständnis des Leitfadens.

Der Begriff Software umfasst im schulischen Kontext elektronische Lernmittel, digitale Lerninhalte, Bildungsprogramme sowie schulische Kommunikationssoftware.

Begriffe	Erklärung
Cloudsoftware, Webapp	Eine Anwendung, welche über das Internetzugangsprogramm (Browser) genutzt wird. Die Daten werden auf einem Server (meist beim Hersteller oder in der Schule) gespeichert.
Computerprogramm, App	Eine Anwendung, welche lokal auf dem Endgerät (beispielsweise Computer, Tablet oder Handy) installiert wird. Die Daten werden oft lokal auf dem Endgerät, teilweise aber auch beim Hersteller oder auf dem Schulserver gespeichert.
Plattform	Eine Anwendung im Netz, welche zum Austausch von Informationen und zur Kommunikation dient.
Messenger	Ein Programm, um Textnachrichten auszutauschen. Oftmals sind auch Telefonate oder Videochats möglich. Üblicherweise werden Messenger auf Handys oder Tablets installiert. Es gibt meist auch eine Zugangsmöglichkeit über den PC. Bei der Nutzung von Messengern fallen personenbezogene Daten an. Die Programme lassen sich mit Klarnamen oder über Pseudonyme verwenden. Dies hat verschiedene Vor- und Nachteile (bspw. hinsichtlich der Themen Datenschutz und Anonymität).

Unter folgenden Links finden Sie beispielhaft Übersichten zu Schulsoftware und didaktischen Online-Angeboten:

Oftmals werden von den Bundesländern auch Lernplattformen und Schulsoftware zentral bereitgestellt.

3. Voraussetzungen prüfen

A) Thema Datenschutz

Bitte widmen Sie diesem Thema gesonderte Aufmerksamkeit. Insbesondere minderjährige Kinder unterliegen einem besonderen Schutzbedürfnis. Jede Schule ist selbstständig für die Sicherstellung des datenschutzkonformen Softwareeinsatzes verantwortlich.

Informationen zu konkreten Produkten

Bei der Kommunikation mit KollegInnen und SchülerInnen ist oftmals der Messenger WhatsApp untersagt. Der Einsatz kann in Berlin sogar zu einer Abmahnung führen (Quelle [02.2019] und Auskunft SenBJF v. 11.01.21). Es bietet sich an, stattdessen einen Schulmessenger zu verwenden.

Eine Tabelle zur datenschutzrechtlichen Bewertung verschiedener Videokonferenzprodukte finden Sie bei der Berliner Datenschutzbeauftragten. Von dieser Stelle wurden auch Hinweise zum Einsatz von digitalen Lernplattformen herausgegeben.

Informationen zu weiteren Softwareprodukten erhalten Sie auf der Webseite bspw. der Berliner Datenschutzbeauftragten . Bei der Beurteilung eines Programmes können Sie sich zudem an der Datenschutz-Checklisten orientieren, welche Sie im Internet finden.

Ist der Einsatz von Software möglich, welche Daten in Drittländer (außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums) überträgt?

Eine Übertragung von personenbezogenen Daten in Drittländer (beispielsweise in die USA) ist rechtlich schwierig. Wir hoffen, dass in naher Zukunft klare Leitlinien und bestenfalls konkrete Empfehlungen von den Landesbehörden ausgesprochen werden.

Bis dahin bitten wir Sie, bei der Nutzung von (Cloud-) Software, welche personenbezogene Daten in Drittländer überträgt, zurückhaltend zu agieren oder die Software so einzusetzen, dass keine personenbezogenen Daten anfallen.

Wo finde sich weitere Informationen und an wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Auf den Webseiten Datenschutz Berlin und Datenschutz.de finden Sie weiterführende Informationen. Auch auf der Seite Dr. Datenschutz gibt es einige Hinweise für Schulen.

Bitte wenden Sie sich bei sonstigen Fragen an den Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule oder an den/die regionalen Datenschutzbeauftragte/n.

B) Technische Voraussetzungen

Damit ein Programm erfolgreich eingesetzt werden kann, sollte vor der Beschaffung gründlich ermittelt werden, ob alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Hierbei sind beispielhaft folgende Fragestellungen zu betrachten:

Sind genügend funktionsfähige Endgeräte (Computer, Laptops bzw. Tablets) vorhanden?
Ist das Betriebssystem der Endgeräte kompatibel?
Sind für die Endgeräte im Unterrichtsraum genügend Anschlussmöglichkeiten für Strom vorhanden?
Gibt es zuverlässiges WLAN oder hinreichend LAN-Dosen und entsprechende Anschlusskabel?
Ist die vorhandene Internetgeschwindigkeit, auch für die parallele Nutzung der Software, ausreichend?

C) Personelle und organisatorische Fragen

Es ist empfehlenswert, klare personelle Verantwortlichkeiten bei der Einführung neuer Software festzulegen. Beispielhaft sind dabei folgende Überlegungen zu treffen:

Wer wird die Einrichtung bzw. Installation der Software übernehmen?
Wie, wann und durch wen werden Schulungen der Lehrkräfte durchgeführt?
Durch welche Stelle wird die regelmäßige Wartung (siehe Kapitel 7) vorgenommen?

Ein wichtiges Thema ist hierbei die Dokumentation. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass auch bei Krankheit, bei einem Personalwechsel etc. mit der Software vollumfassend weitergearbeitet werden kann. Bitte achten Sie daher bei der Beantragung und Einrichtung der Software darauf, keine privaten E-Mail-Adressen, Zugangsdaten etc. zu verwenden. Nur durch die Angabe von schulischen Daten ist sichergestellt, dass der Zugang personenunabhängig möglich ist. Es ist zudem empfehlenswert, die wesentlichen Informationen zur Administration der Software an einem sicheren Ort zu hinterlegen.

4. Schulinterne Prüfung

Damit die Software eingeführt werden kann, sind einige Dokumente und Einwilligungen erforderlich, wie im Folgenden dargestellt wird. Entsprechende Musterdokumente und weiterführende Informationen finden Sie beispielsweise unter https://www.egovschool-berlin.de/datenschutz-dokumente. Die folgenden Informationen beziehen sich auf die Situation in Berlin, Stand Januar 2021. In anderen Bundesländern kann die Situation anders sein. Durch eine veränderte Gesetzgebung können sich die Anfordernisse in Zukunft ändern.

Wir empfehlen, frühestmöglich die/den schulische Datenschutzbeauftragte/n und die/den zuständigen IT-Sicherheitsbeauftragte/n zu informieren, sodass diese/r den folgenden Prozess unterstützen kann.

Generell ist es empfehlenswert, die relevaten Schulgremien und alle beteiligten Personen über die geplante Softwarebeschaffung zu informieren. Insbesondere dann, wenn es sich um Plattform- oder Kommunikationsanwendungen handelt. Durch einen transparenten Prozess können nicht nur Fehler vermieden werden, sondern es wird oftmals auch die spätere Akzeptanz erhöht.

Wenn Sie planen, eine Software bzw. eine Lernplattform als Lern- bzw. Lehrmittel einzusetzen, bei der personenbezogene Daten verarbeitet werden, so ist stets die Einwilligung der Eltern bzw. Schülerinnen und Schüler und der Beschäftigten einzuholen. Das Einholen der Einwilligung erfolgt unter Darlegung der geplanten Datenverarbeitung und dem Hinweis auf die Freiwilligkeit.

Hierbei ist es der Schule überlassen, welche Gremien diesbezüglich befragt werden. Die Einführung der Software ist gemeinsam zu beraten und ihre Verwendung genau festzulegen (Was ist der Zweck, wer soll damit arbeiten, zu welchen Zeitpunkten soll damit gearbeitet werden, auf welchen Geräten wird mit der Software gearbeitet …).

Es sollte nicht den einzelnen Lehrkräften überlassen werden, diese Entscheidungen zu treffen und eigenständig Einwilligungen dafür einzuholen. Die Zuständigkeit als datenverarbeitende Stelle liegt bei der Schule, nicht bei der einzelnen Lehrkraft.

Beschließt die Schule die Einführung einer Software, bei deren Nutzung personenbezogene Daten außerhalb des eigenen Schulservers verarbeitet werden, so ist mit dem Softwareanbieter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (auch AV-Vertrag genannt) abzuschließen; werden die Daten auf dem eigenen Schulserver verarbeitet, der durch eine Fremdfirma gewartet wird, so ist mit dieser Firma ebenfalls eine derartige Vereinbarung abzuschließen. Oftmals bieten die Hersteller entsprechende Musterverträge an. Ist dies nicht der Fall, finden sich im Internet Vorlagen (auch spezifisch für einzelne Programme).

Soll die Software nur innerhalb des Unterrichts eingesetzt werden bzw. zur Unterstützung im Ganztagsbereich und die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Geräten der Schule innerhalb des Schulbetriebs bzw. des Ganztagsbetriebes, so bedarf es nach Beschlussfassung in den Schulkonferenzen keiner zusätzlichen Einwilligung der Schülerinnen und Schüler bzw. der Erziehungsberechtigten.

Eine Nutzungsordnung/Nutzungsvereinbarung für Schülerinnen und Schüler ist zu erstellen. Diese muss nicht nur die Handhabe der Software enthalten, sondern auch Informationen über die Art der verarbeiteten Daten, durch wen diese Daten verarbeitet werden und welche Löschungsmöglichkeiten es gibt. Da es bisher keine gesetzliche Grundlage für den verpflichtenden Einsatz bestimmter Software in den Schulen gibt und auch keine Regelung zur verpflichtenden Einführung derartiger Lehrmittel, ist in der Nutzungsordnung für die Beschäftigten auf die Freiwilligkeit zur Nutzung hinzuweisen. Sie sind ebenfalls darüber aufzuklären, von wem und wie die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt. Oftmals bieten die Softwarehersteller entsprechende Muster an. Andernfalls finden sich im Internet viele Beispiele (auch zu konkreten Softwareprodukten), an denen Sie sich orientieren können. Die Ordnung bzw. Vereinbarung ist den Erziehungsberechtigten zur Information zu geben.

Über die Leitung der Dienststelle ist die Zustimmung vom zuständigen Personalrat einzuholen. Es wird in Berlin von der SenBJF empfohlen, den bzw. die Schwerbehindertenbeauftragte/n zur Entscheidung und Planung hinzuzuziehen. Die eingesetzte Software muss in Berlin barrierefrei sein (Auskunft vom 11.01.21). Informationen zu Kriterien der Barrierefreiheit erhalten Sie bspw. hier, hier und hier.

Die Softwareanbieter stellen meistens ein Berechtigungs- und Rollenkonzept zur Verfügung, mit dem eine schulische Administration verbunden ist. Personen mit administrativen Rechten können in das „Innere“ eines Verarbeitungsprozesses hineinschauen bzw. eingreifen und erhalten somit Kenntnis über personenbezogene Daten. Sie unterliegen deshalb einer besonderen Schweigepflicht. Werden mehrere Personen mit der Administration beauftragt, so muss es klare Richtlinien für die Organisation der Administration geben (wer ist wofür zuständig, welche Hierarchie gibt es etc.). Die Schulleitung hat die Pflicht, die schulische Softwareadministration so personell zu bestimmen, dass bei Datenschutzvorfällen eine Überprüfung der administrativ vorgenommenen Änderungen erfolgen kann.

5. Beantragung der Lizenzen

Kann Software über den DigitalPakt beschafft werden?

Nein, dies ist nicht möglich. Bitte beschaffen Sie Software und digitale Lernmittel bzw. -inhalte über Ihren Schuletat.

In welcher Form muss das Angebot bzw. müssen die Vergleichsangebote eingeholt werden?

Folgend beispielhaft die Situation in Berlin: Bei Kosten von unter 150 € (ohne Mwst.) können Sie die Bestellung eigenverantwortlich und ohne Vorlage beim Schulamt durchführen (der untenstehende Antrag entfällt). Bei Abonnements zählen die Gesamtkosten während der Mindestvertragslaufzeit.

Bei einem Lizenzpreis zwischen 150 € und 1.000 € bzw. über 1.000 € gelten die allgemeinen Vorgaben zur Einholung von Angeboten. Ist die Lizenz nur über den Hersteller und nicht über Zwischenhändler erhältlich, weisen Sie bitte im Antrag darauf hin. Im diesem Fall reicht ein einzelnes, schriftliches Angebot aus (unabhängig vom Gesamtpreis).

Wie ist der Antrag zu stellen?

In Berlin ist es wie folgt: Softwarelizenzen sind grundsätzlich bei Ihrem/er Ansprechpartner/in im Schulamt zu beantragen. Ihr Antrag muss das schriftliche Angebot des Herstellers bzw. Händlers und mindestens zwei Vergleichsangebote enthalten. Weiterhin sollten folgende Dokumente eingereicht werden:

Anschreiben mit Begründung über die pädagogische Notwendigkeit der Software
Nachweis der datenschutzrechtlichen Überprüfung
Kopie der Nutzungsordnung bzw. -vereinbarung
Nachweis der Zustimmung des schulischen Personalrates zur Softwarenutzung
Bestätigung über die durchgeführte Sicherheits- und Barriereprüfung der Software.

Daraufhin erfolgen die interne Prüfung und ggf. die Freigabe der finanziellen Mittel.

Wenn die Datenschutzbehörde eine Beschwerde über eine unzulässige Softwarenutzung erhält, kann eine Prüfung vor Ort stattfinden. Wir empfehlen daher, die genannten Dokumente zu erstellen und gesammelt aufzubewahren. Eventuelle Strafen oder Schadensersatzzahlungen können durch das Schulamt nicht übernommen werden.

6. Einführung der Software

Nach der Bereitstellung der Lizenzen bzw. Zugänge sind unter anderem folgende Aufgaben zu bedenken:

Unterzeichnung der Nutzungsordnung bzw. -vereinbarung durch die SchülerInnen und Übersendung des Dokumentes zur Kenntnisnahme an die Eltern
Installation der Software auf den Geräten (sofern nötig)
Einrichtung der Nutzerkonten durch die schulische Administration
Schulung der Lehrkräfte
Einführung der SchülerInnen

Die Verwendung der Software ist in das schulinterne Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen. Ist Ihnen ein derartiges Verzeichnis nicht bekannt, wenden Sie ich bitte an Ihren schulischen Datenschutzbeauftragten.

7. Wartung der Software

Je nach Typ des Programms ist es notwendig, dass manuell Softwareupdates eingespielt werden. Dies sollte in regelmäßigen Abständen geschehen, um eventuelle Sicherheitslücken und Programmfehler zu vermeiden. Weiterhin kann es erforderlich sein, dass regelmäßig neue Nutzerkonten angelegt bzw. ausgelaufene gelöscht werden.

8. Verlängerung bzw. Ersatz der Lizenzen

Die Lizenzmodelle der Softwarehersteller unterscheiden sich. Immer häufiger wird ein Abonnement angeboten, welches sich automatisch verlängert, sofern keine Kündigung eingereicht wurde.

Jedoch gibt es auch Anbieter, welche Lizenzen mit festen Laufzeiten verkaufen. Hierbei ist eine manuelle Verlängerung notwendig, welche abermals rechtzeitig beim Schul- und Sportamt zu beantragen ist. Bitte prüfen Sie bei der Gelegenheit, ob die Anzahl der bestellten Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf entsprochen hat. Beantragen Sie ggf. weniger bzw. mehr Lizenzen.

Ansprechpartner*innen

Bei pädagogischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Lehrer*innenfortbildung. Dort werden Sie auch bei der Erstellung bzw. Erweiterung Ihres Medienkonzeptes und zum Thema interne Softwareschulungen beraten.

Bei Fragen zum Datenschutz sprechen Sie bitte die Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule oder den/die regionalen Datenschutzbeauftragte/n an.

Wenn Sie Fragen zur Beantragung haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartnerin bzw. Ihren Ansprechpartner im Schulamt.

Weiterführende Webseiten

Tiefergehende Begriffserklärungen finden Sie im Internet, z. B. bei Wikipedia und der bpd.
Informationen zu den verschiedenen Lizenzmodellen von Software finden Sie u. a. bei der LehrerInnenfortbildung BW. Informationen zu freier Software erhalten Sie bspw. beim Verein Digitalcourage und dem Projekt „Medien in die Schule“.
Weitere Hinweise zum digitalen Lernen erhalten Sie bspw. auf dem Bildungsserver Berlin.