Tasks von Microsoft ToDo zu Todoist exportieren

Kurzfassung:

Ziel ist es, die gewünschten Aufgaben via Outlook auf dem PC zu exportieren, die CSV-Datei zu bereinigen und dann in Todoist zu importieren.

Warum habe ich gewechselt? Warum Todoist?

Im Vergleich zu den zahlreichen To-do-Apps ist die Aufgabenfunktion von Outlook einfach nicht ausgereift genug und es fehlt an vielen nützlichen Features. Mir fehlt eine intuitive Datumseingabe, das Kennzeichnen von Kommentaren und vor allem die kollaborative Zusammenarbeit. Man merkt einfach, dass der Fokus von Outlook auf anderen Gebieten liegt, was auch nicht verwerflich und ein Stück weit nachvollziehbar ist.

Es gibt mittlerweile enorm viele To-do-Apps. Letzten Endes hatte ich eine Reihe von Anforderungen aufgestellt, welche nur von Any.do und Todoist erfüllt wurden. Aufgrund des intuitiven Designs und der plattformübergreifenden Qualität der Apps ist die Entscheidung auf Todoist gefallen.

Aufgaben zu Todoist exportieren

Man benötigt einige Workarounds, um die Tasks zu kopieren. Als nützliches Hilfsmittel hat sich dieser Artikel von Todoist herausgestellt, in welchem man auch eine optimierte Projektvorlage für Todoist herunterladen kann. Ich bin also folgendermaßen vorgegangen, um die Outlook-Aufgaben via Excel nach Todoist zu importieren:

  1. Desktop-Version von Outlook öffnen, ggf. mit Microsoft-Konto anmelden
    • Hinweis: Ich habe Office 2016 genutzt
  2. Unter Datei → Öffnen und exportieren den Button Importieren/Exportieren anklicken
  3. In Datei exportieren → durch Trennzeichen getrennte Werte → Aufgaben
    • Aufgaben ist die allgemeine To-do-Liste, alternativ kann man auch entsprechende Sublisten anwählen. Für den Import in verschiedene Todoist-Projekte braucht man nämlich einzelne Dateien. Ich musste also jede Liste einzeln ex- und importieren
  4. Datei lokal abspeichern und mit Excel öffnen (keine weiteren Einstellungen im Menü nötig)
  5. Die erste Spalte anwählen und mit der Funktion Text in Tabelle konvertieren
    • Getrennt → die Option Komma anwählen → Fertigstellen
  6. Die Spalte Erledigt auswählen und sortieren
    • Markierung erweitern wählen
  7. Alle Blattzeilen mit erledigten Tasks löschen
  8. Alle Spalten mit nicht benötigten Informationen löschen
    • falls gewünscht, Kommentarspalte übernehmen
    • Alle Informationen werden später im Aufgabentitel dargestellt
  9. Datei abspeichern
  10. Todoist öffnen und unter Project ActionsImport from Template die Datei importieren

Das war es auch schon!

Ansicht der Aufgaben in MS Outlook 2016
Ansicht der Aufgaben in MS Excel 2016
Ansicht der Aufgaben in Todoist

Alternativen

Beim Überarbeiten dieses Artikels ist mir aufgefallen, dass es mittlerweile auch modernere und innovativere Methoden gibt, um die Aufgaben von Outlook bzw. nachdem sie exportiert wurden via Excel automatisch in Todoist zu erstellen. Da gäbe es beispielsweise Zapier, ein spannendes Tool, mit welchem verschiedene Applikationen miteinander verknüpft werden können und Zapier als Schnittstelle dient. Mit diesem ist es unter anderem möglich, dass jeder neue Eintrag in Excel in einer neuen Spalte automatisch eine neue Aufgabe in Todoist anlegt.

Ich hoffe, dass ich dir mit dieser kleinen Anleitung helfen konnte. Bei Fragen oder Unklarheiten schreib mir gerne einen Kommentar!

2 Kommentare

  1. Hallo,
    ich scheitere an dieser Stelle >
    “man kann auch entsprechende Sublisten anwählen.”
    Wähle ich “Aufgaben” aus, steht letztlich in Excel nur 1 Zeile mit Quatsch.
    Haben Sie noch einen Tipp für mich.
    Danke
    Dirk

    1. Hallo Dirk,

      die erste Zeile muss wahrscheinlich noch getrennt werden (siehe unten). Ich will mit dem Satz sagen, das man (wenn man mehrere Listen in MS To Do hat) nur eine auswählen kann.

      Bei Rückfragen können Sie sich gerne melden.

      Beste Grüße!

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